Kwaliteit of kostprijs: wat primeert voor een legatengids?

Als production manager merk ik een duidelijk verschil tussen klassieke fondsenwerving en fondsenwerving voor legaten. Dat laatste is qua filosofie duurzamer. En dat moet ook naar voren komen in de aanpak, en vooral: in de uitwerking ...

Even een kleine anekdote. Het is een opmerking die ik wel vaker krijg van vrienden: ‘Waarom moet er per se een balpen of kaartje bij een brief waarin om steun gevraagd wordt? Dat kost toch allemaal geld?’

Het antwoord is heel eenvoudig: omdat de praktijk keer op keer bewijst dat zo’n extraatje netto voor meer inkomsten zorgt. En dat is nu eenmaal mijn taak als fondsenwerver: erover waken dat we zoveel mogelijk fondsen werven voor organisaties.

Deze anekdote illustreert wel perfect dat het kostenplaatje vaak een heikel punt is. En terecht. Verspilling is, zeker in deze branche, gewoon onethisch. Punt.

Waarom maak ik die opmerking? Omdat de criteria bij legatenfondsenwerving lichtjes anders zijn.

Niemand neemt impulsief een legaat op in zijn testament. Die keuze is het resultaat van een weloverdacht proces. Daarom moet ook alle materiaal waarmee je die kandidaat-legataris wil ondersteunen in lijn liggen met die filosofie. Er is uitgebreid over nagedacht; de aanpak moet net zo duurzaam zijn als een legaat zelf.

Hier past dus geen haastwerk. Bij legatenfondsenwerving is het belangrijkste criterium: de kwaliteit. Dat we die donateurs hoog aanslaan, mogen ze ook voelen wanneer ze een brochure in handen houden.

Alle drukwerk mag -  neen, moét -  er elegant, stijlvol en kwalitatief uitzien. Wie de brochure ontvangt, zal die inkijken, even aan de kant leggen, na een paar maanden nog eens bovenhalen, meenemen naar de notaris ... Dit materiaal moet dus ook tegen een stootje kunnen.

Als production manager ga ik uitgebreid in gesprek met leveranciers. Het gesprek beperkt zich niet alleen tot de prijs. Er wordt niet gedebatteerd over tienden of zelfs hondersten na de komma. Neen, hier gaat het over papiersoorten, ideale grammages, in het oog springende modellen en formaten ...

Die fijne interactie met de leverancier levert zichtbaar resultaat op. Niet alle creatieve ideeën hoeven van WILL te komen. Het is best mogelijk dat een drukker een concept - door een slimme opmerking - een andere en betere richting uitduwt. Op die manier komen we uiteindelijk tot een resultaat waarin alle partijen zich perfect kunnen vinden.

Meestal spreek ik persoonlijk af met de drukker, om alle afspraken en details nog eens face to face te overlopen, en om de drukproeven ter plaatse te bekijken. De brochures moeten een langere tijd meegaan. Ik weet dat we maar één kans hebben om het goed te doen; daarom laat ik niets aan het toeval over.

Op die manier is de kwaliteit 100% gewaarborgd en is het contact met de leverancier gebaseerd op wederzijds vertrouwen. En uit dat respect volgt dan haast automatisch een correcte, scherpe prijs. Alle verwachtingen van de klant aangevinkt!

Auteur: David
22.04.2019
Productiemanager